Cosas que necesitas si quieres alquiler un local para tu negocio

Tengo 34 años y mi empresa es 100% online. Trabajo con mi ordenador desde donde me da la gana, y cuando tengo que ver a algún cliente en persona, simplemente alquilo una sala de coworking por unas horas. Súper fácil, práctico y, lo mejor, sin atarme a ningún sitio.

Pero no todo el mundo se mueve igual. Mi cuñada, que tiene cinco años menos que yo, es todo lo contrario. Ella es una artistaza. De esas personas que dibujan tanto en papel como en digital, pero no solo se queda en eso: hace pegatinas, llaveros, sobres, libritos… Vamos, que se está montando un pequeño imperio de cosas preciosas bajo su marca. Y ahora quiere dar un paso más: abrir su propio local.

Cuando me contó su idea, me pareció alucinante. No es fácil tirarse a la piscina con un proyecto propio, sobre todo cuando mucha gente a tu alrededor te pone caras raras, te dice eso de “¿pero de eso vas a vivir?” o te sueltan consejos que nadie pidió. Aun así, ella sigue adelante, y yo, que la admiro un montón, me puse a investigar todo lo que necesita para alquilar un local. No solo cosas básicas, sino todo el tema legal que no siempre te explican.

Y, sinceramente, hay muchas más cosas de las que yo pensaba. Así que aquí te las dejo, por si tú también estás pensando en lanzarte.

Registro de marcas (si quieres proteger tu marca)

Teniendo en cuenta que ella hace cosas 100% originales, lo primero que le sugerí fue que registrase su marca. Ella está creando una identidad súper bonita con su nombre, sus dibujos, sus logos… pero ¿qué pasa si no la registra? Pues que cualquiera podría copiarle el nombre o el logo y usarlo y liarle una buena de verdad.

Registrar tu marca en la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM) no es obligatorio, pero sí muy recomendable si quieres proteger tu negocio y tu imagen.

Cuesta un dinero (alrededor de 150-200€ según lo que registres), pero es una tranquilidad enorme saber que tu marca es tuya legalmente.

Cosas necesarias para abrir un negocio

1. Licencia de apertura (o licencia de actividad)

Lo primero que descubrí es que no puedes simplemente alquilar un local, poner tus cosas y abrir la puerta. No. Necesitas una licencia de apertura o también llamada licencia de actividad.

Pradaingenieros son una empresa especializada en conseguir licencias de apertura y en realizar proyectos de ingeniería, así que saben de lo que hablan cuando nos explican que es “un permiso que te da el ayuntamiento para decir que tu negocio cumple con todos los requisitos para abrir de forma legal”. Cada tipo de actividad (una tienda, un bar, una peluquería, un estudio de ilustración…) tiene sus normas.

Normalmente, necesitas presentar un proyecto técnico que te hace un arquitecto o ingeniero. Y también necesitas pagar tasas, claro. Cada ayuntamiento tiene sus propios precios y requisitos, pero ya te digo que barato no es.

¿Qué pasa si no la tienes?

Pues que te pueden multar, cerrar el local o las dos cosas a la vez. Así que mejor hacer las cosas bien desde el principio.

2. Certificado de compatibilidad urbanística

Esto no lo sabía y fue una de las primeras sorpresas. Antes de alquilar, deberías pedir un certificado de compatibilidad urbanística. ¿Qué es eso? Es un papel que confirma que el tipo de negocio que quieres montar está permitido en ese local y en esa calle.

No todos los locales sirven para cualquier actividad. Hay calles o zonas donde no se pueden abrir ciertos negocios, o locales que solo permiten oficinas, no tiendas abiertas al público.

Este certificado se pide en el ayuntamiento y algunos te lo dan rápido, otros tardan la vida entera, así que mejor hacerlo con tiempo.

3. Proyecto técnico y certificado final de obra

Si el local necesita reformas para adaptarlo a tu negocio (por ejemplo, poner un baño accesible, cambiar la distribución o hacer alguna instalación eléctrica especial), tendrás que encargar un proyecto técnico. Esto te lo hace un arquitecto o un aparejador.

Cuando acabas las obras, el técnico tiene que firmar un certificado final de obra para decir que todo está bien hecho y cumple con las normas.

Sin estos papeles, ni sueñes con que te den la licencia de apertura.

4. Normativa de accesibilidad

Otro tema importante: la accesibilidad. No puedes montar un negocio de cara al público si no garantizas el acceso a personas con movilidad reducida.

Esto significa que el local debe tener una entrada sin escalones o, si los hay, una rampa. También debe haber un baño adaptado si tienes aseos abiertos al público.

La ley sobre esto es bastante clara, y aunque reformar para adaptarlo puede ser caro, es obligatorio. No hay excusa.

5. Seguridad contra incendios

Aquí me voló la cabeza, porque pensaba que era algo solo de grandes locales. Error.

Todos los negocios tienen que cumplir la normativa de seguridad contra incendios. Esto incluye:

• Extintores.
• Señalización de salidas de emergencia.
• Puertas de salida fáciles de abrir (no cerradas con llave).
• Sistemas de ventilación si se trabaja con productos inflamables.

En locales pequeños a veces es sencillo, pero igualmente necesitas que un técnico certifique que cumples todo.

6. Seguro de responsabilidad civil

Otra cosa que no puedes pasar por alto es contratar un seguro de responsabilidad civil.

Este seguro te cubre si pasa algo dentro del local, como que un cliente se caiga y se haga daño, o si causas algún daño a terceros (por ejemplo, una fuga de agua que moje el local de al lado).

No es obligatorio en todos los casos, pero es muy recomendable. Algunos ayuntamientos sí te lo exigen para darte la licencia, dependiendo de la actividad.

7. Alta en Hacienda y en la Seguridad Social

Aquí ya entramos en el papeleo más personal. Para abrir el local y facturar legalmente, tienes que:

• Darte de alta en Hacienda (modelo 036 o 037).
• Darte de alta como autónomo en la Seguridad Social.

Esto aplica aunque el local sea pequeño, aunque vendas poco al principio, aunque estés empezando. Si facturas, tienes que estar dado de alta.

Además, tendrás que llevar la contabilidad al día, presentar impuestos trimestrales (IVA, IRPF…) y hacer tu declaración anual.

8. Carteles obligatorios

Hay carteles que tienes que tener sí o sí en tu local, aunque no lo sepas:

• Horario de apertura y cierre.
• Cartel de “Hojas de reclamaciones disponibles”.
• Información de precios en escaparates (si vendes productos).

Y si recoges datos personales de clientes (por ejemplo, para una newsletter o tarjetas de cliente), también tienes que cumplir con la Ley de Protección de Datos (LOPD), informando correctamente.

9. Adaptaciones según el tipo de negocio

Dependiendo de qué vendas o qué servicios des, puede que necesites permisos adicionales.

• Si vendes comida o bebida, necesitas una licencia sanitaria.
• Si tienes música, necesitas pagar los derechos de autor a través de SGAE (aunque sea música ambiental).
• Si vas a poner máquinas recreativas o de vending, necesitas permisos específicos.

Así que antes de firmar nada, asegúrate de tener claro qué actividades vas a realizar para no llevarte sorpresas después.

10. El contrato de alquiler

El contrato de alquiler también merece su propia mención. No es igual que alquilar una vivienda.

En el contrato debe quedar claro:

• El uso que vas a dar al local.
• La duración del contrato.
• Qué obras puedes hacer y cuáles no.
• Quién se encarga de qué gastos (IBI, comunidad, seguros…).

Siempre recomiendo leerlo con calma (y si puedes, que un abogado le eche un ojo). No firmes a la ligera, porque luego vienen los sustos.

11. Licencia de obras (si vas a hacer reformas)

Algo que me faltó comentar antes es que, si vas a hacer obras en el local (aunque sean pequeñas), seguramente necesites pedir una licencia de obras al ayuntamiento.

Hay dos tipos:

• Obras menores: pintar, cambiar suelos, hacer pequeñas adaptaciones… Normalmente basta con una comunicación previa o licencia sencilla.
• Obras mayores: tirar tabiques, cambiar fachadas, hacer instalaciones grandes… Ahí ya necesitas un proyecto más completo y pagar más tasas.

Importante: no empieces las obras sin tener la licencia. Aunque sea algo pequeño, te pueden multar y paralizar la obra si no tienes el permiso.

Así que antes de ponerte manos a la obra (literalmente), mejor asegúrate de que todo está en regla.

¿Y si en vez de alquilar un local tradicional… alquilas un coworking?

Como te decía antes, yo me muevo mucho por coworkings, y para ciertos negocios es una opción increíble. En un coworking no tienes que preocuparte por licencias, accesibilidad ni extintores. Todo eso ya está hecho. Tú pagas por el espacio que usas y listo.

Hay coworkings que alquilan mesas, despachos privados, salas de reuniones e incluso pequeños stands para vender productos. Para artistas como mi cuñada, podría ser una opción temporal mientras su marca crece, antes de lanzarse a un local fijo.

Y además, sueles conocer a gente interesante, hacer contactos y no te comes los gastos fijos de un alquiler tradicional.

Como ves, ¡mucho por hacer!

No te lo digo para desanimarte, al contrario. Me parece maravilloso que haya gente que apueste por sus sueños, que quiera vivir de su arte, aunque otros no lo entiendan. Pero también creo que es mejor lanzarse sabiendo todo lo que implica, para no llevarte disgustos.

Así que, si tú también estás pensando en montar tu local, ten en cuenta todo esto. Infórmate, asesórate si puedes, y sobre todo, no dejes que el papeleo te quite la ilusión.

Porque al final, cuando ves tu proyecto funcionando, todo el esfuerzo merece la pena.